Szanowni Państwo,

Przed skierowaniem do Krajowej Rady Spółdzielczej wniosku o wydanie dokumentów z akt osobowo-płacowych należy sprawdzić, czy dokumentacja spółdzielni jest przechowywana przez Archiwum KRS. Jeśli spółdzielnia znajduje się w naszym wykazie:

Lista spółdzielni w/g miejscowości

Lista spółdzielni w/g branż

korespondencję można kierować mailem lub pocztą tradycyjną (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1, tel.: (22) 835 12 60, 536 281 663, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.). W przypadku skierowania do Krajowej Rady Spółdzielczej wniosków i zapytań dotyczących spółdzielni, których akt nie ma w zasobach archiwum, będą one pozostawiane bez odpowiedzi.

Jeżeli spółdzielnia nie znajduje się w powyższym wykazie, prosimy zapoznać się przewodnikiem poszukiwania dokumentacji pracowniczej.

Przewodnik

Informacje pomocne przy poszukiwaniu dokumentacji pracowniczej

1. Archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej przechowuje wyłącznie dokumentację pochodzącą ze zlikwidowanych i upadłych spółdzielni przejętą od Likwidatorów bądź Syndyków. Dlatego jeśli poszukują Państwo swojej dokumentacji w pierwszej kolejności prosimy sprawdzić czy Państwa zakład pracy istnieje. Jeśli istnieje, wszystkie potrzebne dokumenty otrzymają Państwo bezpłatnie od pracodawcy. Jeśli zakład się sprywatyzował, przekształcił, ale nadal istnieje, należy zwrócić się do kadr - obecny pracodawca jako następca prawny wyda Państwu dokumenty. Jeśli zakład jest w trakcie likwidacji, także Syndyk lub Likwidator mają obowiązek wydać Państwu dokumenty.

2. Pracodawca oraz następca prawny, Syndyk lub Likwidator mają prawo wystawić byłemu pracownikowi dokumenty, których brakuje w jego aktach osobowych, takie jak: druk RP7, zaświadczenie o pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia. Mogą też poprawić ewidentne pomyłki, lub literówki występujące w imionach, nazwiskach, datach. Archiwum podobnie jak inni przechowawcy może jedynie wydać kopie z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych i płacowych, nie może wystawiać nowych dokumentów ani korygować błędów.

3. Pracodawca, następca prawny, organ założycielski, Syndyk i Likwidator jeśli posiadają dokumentację pracowniczą, mają obowiązek wydać byłym pracownikom kopie, odpisy i zaświadczenia na jej podstawie bezpłatnie. Przechowawcy dokumentacji tacy jak archiwa państwowe, archiwa prywatne, stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą udostępniają kopie dokumentacji pracowniczej odpłatnie.

4. W przypadku likwidacji państwowego zakładu pracy dokumentacja pracownicza mogła zostać przekazana na przechowanie organowi założycielskiemu, takiemu jak właściwe dla danej branży Ministerstwo, Urząd Wojewódzki lub Urząd Miasta. Wskazówką może być nazwa przedsiębiorstwa, jeśli w nazwie występują określenia takie jak: „Wojewódzkie Przedsiębiorstwo….” , „Miejskie Zakłady…” należy zwracać się do archiwów istniejących przy tych urzędach.

5. Składając gdziekolwiek wniosek o udostępnienie dokumentacji osobowej i płacowej należy podać pełną nazwę zakładu oraz jego adres. Wszyscy przechowawcy przechowują dokumentację uporządkowaną wg firm, a nie wg nazwisk pracowników. Jeśli nie pamiętają Państwo pełnej nazwy zakładu pracy lub dokładnego adresu, warto sprawdzić książeczkę ubezpieczeniową, wpis w starym książeczkowym dowodzie, dokumenty z okresu zatrudnienia, na których widnieje pieczątka z zakładu pracy.

6. Akta osobowe pracowników od wprowadzenia pierwszych aktów prawnych regulujących tę kwestię były przechowywane przez 50 lat, licząc od daty rozwiązania umowy o pracę. Inaczej traktowane były akta płacowe. Zgodnie z przepisami mogły być niszczone po upływie 12 lat, liczonych od daty wytworzenia tej dokumentacji. Taka sytuacja sprawia, że nawet istniejące obecnie firmy, przedsiębiorstwa i zakłady pracy mogą nie posiadać dokumentacji płacowej z okresu 1950-90. Jeśli otrzymali Państwo od pracodawcy lub jego następcy prawnego, Syndyka, Likwidatora lub przechowawcy taką wiadomość, dalsze poszukiwanie dokumentacji płacowej jest bezcelowe.

7. Jeśli Państwa zakład pracy został zlikwidowany już w ubiegłym wieku i nie można go odszukać w bazach danych czy poprzez wyszukiwarki internetowe, należy zwrócić się do Urzędu Miasta lub Gminy właściwych dla miejsca, w którym Państwo pracowali.

8. ZUS uznaje jedynie dokumenty potwierdzające zatrudnienie w ramach umowy o pracę, z której odprowadzano składki na świadczenie emerytalne. Jeżeli pracowali Państwo „na czarno” (np. jako opiekunka do dziecka, sezonowy pracownik rolny, sprzedawca lodów) bez podpisanej umowy o pracę, z której odprowadzano składki na ZUS, to dokumenty jakich Państwo szukają nigdy nie zostały sporządzone.

9. Jeśli w okresie PRL-u pracowali Państwo na umowę o pracę w prywatnej firmie zatrudniającej do 20 pracowników, to posiadali Państwo indywidualne konto w ZUS. Składając wniosek w ZUS o świadczenie emerytalne lub rentowe należy powołać się na ten fakt.

10. Istnieją specjalne przepisy dotyczące pracy w gospodarstwach rolnych oraz przepisy regulujące brak dokumentacji pracowniczej spowodowane powodzią z 1997 roku. Jeśli taka sytuacja dotyczy Państwa, trzeba poinformować o tym ZUS i dowiedzieć się, co należy zrobić.

11. Jeśli poszukują Państwo dokumentów potwierdzających Państwa służbę wojskową, to można udowodnić okres jej pełnienia wpisem w książeczce wojskowej, a w razie jej braku wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie Wojskowej Komendy Uzupełnień (WKU dawniej WKR ). Teczki osobowe żołnierzy zawodowych (podoficerów i oficerów do stopnia podpułkownika) przesyłane są z jednostek wojskowych do Wojskowej Komendy Uzupełnień właściwej ze względu na miejsce zameldowania danej osoby. W momencie przeniesienia jej do rezerwy, w stan spoczynku albo w przypadku śmierci akta trafiają do właściwego terytorialnie archiwum wojskowego. Adresy pod jakie należy się zwrócić to:

    • Archiwum Wojskowe, 56-400 Oleśnica, ul. Wileńska 14, Tel. 261 665 777; 261 665 760; fax. 261 665 759 - archiwum to przechowuje akta osobowe ze zlikwidowanych jednostek wojskowych;

    • Archiwum Wojskowe, 87-105 Toruń, ul. Chłopickiego 1/7, Tel. 261 432 922; 261 432 930; fax. 261 432 904 - archiwum to przechowuje akta osobowe z istniejących jednostek wojskowych.

12. Jeżeli poszukują Państwo dokumentacji z okresu swego zatrudnienia w Spółdzielni, to zgodnie z prawem spółdzielczym dokumentacja ta powinna trafić na przechowanie do związków rewizyjnych zrzeszających spółdzielnie i związków lustracyjnych lub archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej.

    • Dane kontaktowe poszczególnych krajowych spółdzielczych związków rewizyjnych dostępne są na stronie: https://krs.org.pl/krajowe-zwiazki

    • Dane kontaktowe archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej dostępne są na stronie: https://krs.org.pl/archiwum

13. Wchodząc na stronę Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy, pod adresem http://www.zlsp.org.pl/pl/skladnice-akt można odnaleźć adresy terenowych archiwów przechowujących dokumentację zlikwidowanych spółdzielni. Jeśli tą drogą nie uda się Państwu odnaleźć poszukiwanej dokumentacji, pozostaje skorzystać z Krajowego Rejestru Sądowego – patrz punkt 15.

14. Jeśli poszukują Państwo dokumentacji z okresu zatrudnienia w Państwowym Gospodarstwie Rolnym (PGR) lub w innej firmie o profilu ogrodniczym, sadowniczym lub nasienniczym, która w okresie PRL uprawiała państwową ziemię, należy zwrócić się do Krajowego Ośrodka Wspomagania Rolnictwa https://www.kowr.gov.pl/

15. Gdy nie mogą Państwo odszukać lub zdobyć dokumentów potwierdzających okres swojego zatrudnienia lub swoją pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, mogą Państwo przedstawić świadków, którzy to potwierdzą. W ten sposób można potwierdzić także przymusową pracę na rzecz okupanta w okresie II Wojny Światowej. Państwa świadkowie muszą jednak posiadać dokumenty potwierdzające ich pracą w tym samym czasie i w tym samym zakładzie pracy. Jeśli ZUS nie uzna oświadczeń złożonych przez świadków, można zaskarżyć tę decyzję do Sądu. Nie można przy pomocy świadków potwierdzić wysokości zarobków. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2009 roku, gdy brak jest tylko dokumentów potwierdzających wysokość zarobków, ZUS wylicza wysokość składki biorąc za podstawę najniższe krajowe wynagrodzenie w tym okresie.

16. Zgodnie z przepisami właściciel zlikwidowanej firmy, Syndyk lub Likwidator powinni zabezpieczyć dokumentację pracowniczą przekazując ją na przechowanie podmiotowi prowadzącemu taką działalność usługową. Mogą też zabrać dokumentację do domu. Dotarcie do właściciela, Syndyka lub Likwidatora jest łatwiejsze, jeśli firma została zarejestrowana w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Aktualne adresy i telefony wraz z obszarami właściwości terytorialnych znajdą Państwo na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/kontakt-krs, - u dołu strony można pobrać „Listę Wydziałów Gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego…”

17. Jeśli poszukują Państwo dokumentacji z zatrudnienia w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym, należy zwrócić się bezpośrednio do Zakładu Karnego, w którym odbywana była kara.

18. Można poszukiwać dokumentacji zlikwidowanej firmy posługując się dostępnymi w Internecie bazami danych. Największe z nich to „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców” dostępna pod adresem: http://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl lub „Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”, znajdująca się na stronie ZUS: http://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy. Można też posłużyć się innymi wyszukiwarkami internetowymi wpisując nazwę poszukiwanego zakładu pracy. Można także przeszukiwać strony internetowe przechowawców, takich jak Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, czy prywatne firmy przechowalnicze. Baza „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej…” składa się z dwóch części: „Pracodawcy” i „Przechowawcy”. Największe firmy przechowalnicze posiadają strony internetowe, na których zwykle znajdują się aktualne wykazy przechowywanych firm i zakładów pracy.

19. Jeśli w okresie PRL pracowali Państwo jako ajent, to prawdopodobnie nie mieli Państwo podpisanej umowy o pracę ale umowę cywilno- prawną, od której sami powinni byli Państwo odprowadzać bezpośrednio do ZUS składki emerytalno-rentowe. Jeśli tego Państwo nie dopełnili, to posiadają Państwo przerwę w opłacaniu składek.

20. Jeśli poszukują Państwo dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanej firmy z okresu swojego zatrudnienia po 1 stycznia 1999 roku, czyli po reformie emerytalnej wprowadzającej indywidualne konta w ZUS, na które były i są odprowadzane składki od każdego zatrudnionego na umowę o pracę, należy zwrócić się w tej sprawie bezpośrednio do ZUS.

21. Jeśli odnaleźli Państwo przechowawcę dokumentacji pracowniczej pochodzącej ze zlikwidowanej firmy, a nie mogą Państwo nawiązać z nim kontaktu (nie odpowiada na listy, nie odbiera telefonów), można złożyć skargę do Marszałka Województwa właściwego terytorialnie dla siedziby firmy. Skargę można złożyć również, jeśli pobrano od Państwa opłatę niezgodną z Rozporządzeniem Ministra Kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. 2005.28.240). Jeśli ZUS odrzucił otrzymane od prywatnego przechowawcy dokumenty, ponieważ nie jest on zarejestrowany w rejestrze prowadzonym przez Marszałka Województwa, a tym samym prowadzi nielegalną działalność, należy złożyć doniesienie do Prokuratury powołując się na art. 276 Kodeksu Karnego, w którym zapisano : „kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Mają też Państwo prawo z powództwa cywilnego domagać się od takiego przechowawcy zadośćuczynienia za straty finansowe, jakie Państwo ponieśli.