Wychodząc naprzeciw potrzebom spółdzielczych instytucji finansowych Krajowa Rada Spółdzielcza zorganizowała w dniu 25 listopada br. w swojej siedzibie warsztaty pt. „Zarządzanie ryzykiem braku zgodności w sektorze polskiej spółdzielczości finansowej - wymogi nadzorcze w praktyce”. Warsztaty cieszyły się ogromnym zainteresowaniem. Wzięło w nich udział ponad stu przedstawicieli banków spółdzielczych, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych oraz branżowych związków rewizyjnych.
Uczestników powitał Prezes Zarządu KRS dr inż. Mieczysław Grodzki, który podkreślił wagę obszaru, któremu zostały poświęcone warsztaty. Prezes Grodzki poinformował również zebranych o bieżących działaniach KRS na rzecz ograniczania i upraszczania obowiązków sprawozdawczych spółdzielczych instytucji finansowych.
Pracownicy jednostek ds. zgodności, ze względu na swoją kluczową rolę, powinni ustawicznie podnosić umiejętności zawodowe, szczególnie w zakresie śledzenia bieżących zmian w przepisach prawa, regulacjach wewnętrznych, rekomendacjach nadzorczych oraz standardach rynkowych. Jak zaznaczył prowadzący warsztaty – radca prawny Piotr Pałka: - Instytucja nadzorowana powinna w regulacjach wewnętrznych określić wymogi, kwalifikacje, jak i doświadczenie, jakimi powinna się legitymować osoba, która przystępuje do pracy w komórce ds. zapewnienia zgodności.
Podczas warsztatów prowadzący przekazał uczestnikom wiedzę z zakresu Compliance Management System (System Zarządzania Zgodnością) w kraju i na świecie (m.in. rekomendacja H KNF, rozporządzenie MF w sprawie systemu kontroli wewnętrznej, wytyczne EBA oraz zalecenia Komitetu Bazylejskiego). Wykładowca uwzględniał przy tym stosowanie zasady proporcjonalności we wdrażaniu CMS, które wynika z często niższego stopnia złożoności podmiotów polskiej spółdzielczości finansowej.
Uczestnicy szkolenia mogli m.in. dowiedzieć się, jak należy podejść do oceny pomiaru ryzyka braku zgodności (jest to zagadnienie szczególnie skomplikowane ze względu na trudną mierzalność), jak powinien odbywać się proces informowania o nieprawidłowościach (whistleblowing), jak w strukturze organizacyjnej powinna być umiejscowiona komórka compliance czy jak powinna wyglądać modelowa współpraca tej komórki z innymi komórkami, Radą Nadzorczą i Zarządem oraz w jaki sposób przygotować okresowe sprawozdania dla wspomnianych organów.
Zgromadzeni mieli możliwość przyswojenia wiedzy na temat praktycznych aspektów omawianych zagadnień, np. jakie są podstawowe dokumenty, jakich żąda KNF albo jak odpowiednio realizować politykę informacyjną m.in w kwestii umiejscowienia na stronie internetowej właściwego opisu systemu kontroli wewnętrznej czy informacji o realizacji wdrożenia Ładu Korporacyjnego.
Mecenas Piotr Pałka podkreślał również, jak kluczowe dla wykonywania obowiązków przez komórkę compliance jest zagwarantowanie jej pozyskiwania informacji na temat korespondencji (przychodzącej i wychodzącej) instytucji nadzorowanej z instytucjami nadzorczymi i kontrolnymi. Komórka compliance powinna mieć pełną wiedzę na temat obiegu takiej korespondencji i to na odpowiednio wczesnym etapie. - Chciałbym również podkreślić to, co często jest zapominane i błędnie rozumiane – nie tylko komórka compliance jest odpowiedzialna za zapewnienie zgodności w pomiocie nadzorowanym. W ślad za Zasadami Ładu Korporacyjnego, za rekomendacją H KNF, za rozporządzeniem MF w sprawie systemu kontroli wewnętrznej, każdy pracownik jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności – oczywiście w swoim obszarze – i ten obowiązek powinien być również podkreślony w dokumencie „matce” czyli w polityce zgodności. Taki dokument powinien być opracowany przez komórkę compliance, skonsultowany z Zarządem, zatwierdzony przez Radę Nadzorczą i przedstawiony do wiadomości wszystkich pracowników, aby wiedzieli oni, w jakim zakresie są odpowiedzialni za zapewnienie zgodności – kontynuował wykładowca. Zwrócił on również uwagę zebranych na ważną część zadań pracowników komórki compliance - realizowanie funkcji szkoleniowej, czyli podnoszenie świadomości pracowników w zakresie postępowania zgodnie z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i przyjętymi standardami rynkowymi.
Radca prawny niejednokrotnie zaznaczał wagę eksperckiej analizy zagadnień z obszaru compliance. - Spotkałem się z takim rozumieniem istotnych nieprawidłowości przez Urząd KNF, który pod tym pojęciem rozumie każde naruszenie przepisów prawa. […] Ocena ryzyka braku zgodności jest oceną ekspercką. Miary ryzyka służą wspomaganiu oceny ryzyka braku zgodności. Regulacja nie może zastąpić zdroworozsądkowego podejścia. Naruszenie regulacji wewnętrznej może okazać się wysokim ryzykiem braku zgodności, a naruszenie przepisu prawa może w rzeczywistości takim ryzykiem nie być.
Warsztaty zostały wysoko ocenione w anonimowych ankietach wypełnionych przez uczestników. Przekazane za ich pośrednictwem informacje posłużą jako wytyczne odnośnie tematów, które będą poruszane na kolejnych spotkaniach organizowanych przez KRS. Spotkania te będą odbywały się w mniej licznych grupach, umożliwiających konsultacje i praktyczne doradztwo w ramach zaproponowanych obszarów.
